Controlling
Controlling
1. Einleitung
1.1 Defintion
Controlling umfaßt alle Tätigkeiten die eine zukunftsorientierte Erfolgs- und Liquiditätsplanung eines Unternehmens ermöglichen.Controller = ÖkonomitätsreglerDer Controller ist der Verantwortliche für die Planung, Steuerung und Kontrolle aller erfolgsrelevanten Tätigkeiten und als solcher manchmal sogar Mitglied der Geschäftsleitung, meist in einer Stabsstelle der Geschäftsleitung.
Der Begriff Controller, wird aber auch als Managementfunktion aufgefaßt da jeder Manager auch Controllerfuntkionen zu erfüllen hat.
1.
2 Historische Entwicklung
15. Jh. COUNTROLLOUR am Königshof für die Aufzeichnung und Überprüfung des Geld- und Güterverkehrs
1778 USA: Amt des COMPTROLLERS in der staatlichen Verwaltung zur Überwachung der Finanziellen Mittel.
1880 USA: COMPTROLLOR in der Wirtschaft bei Atchinson, Topecka und Santa Fe Railways
Ab 1930 mehr Interesse an Planung und Steuerung als Folge der Weltwirtschaftskrise.
1931 Gründung des "Controllers Institut of America" (heute Financiall Executive Institute)
Ab 1965 beginnen sich europäische Unternehmen für Controlling zu interessieren, da zu dieser Zeit etwa der existenzbedrohende Wettbewerb beginnt.
2.
Stellung des Controllers
2.1 Controller als Führungsaufgabe
Das Controlling steht als führungsunterstützendes Subsystem im Spannungsfeld von:
Unternehmensleitbild,
Informationsbeschaffung,
Informationsverarbeitung
Planung und Kontrolle
Damit steht der Controller eindeutig im Bereich der Geschäftsleitung.
Controlling kann aber auch als Führungskonzept mit Zielformulierung, Zielsteuerung und Zielerfüllung interpretiert werden.
2.2 Controlling Organisation
3. Aufgaben der Controlling
Grundsätzlich ist Festzuhalten, daß die Details der Augaben in jedem Unternehmen anders sein werden, trotzdem kann man eine durchgehende Linie feststellen.
3.1 Aufgabenkatalog nach FEI (Financiall Executive Institute)
- Planung
- Berichterstattung und Interpretation
- Bewertung und Beratung
- Steuerangelegenheiten
- Berichterstattung an staatliche Institutionen
- Vermögenssicherung
- Volkswirtschaftliche Analysen
3.2 Aufgaben des Controlling in europäischen Unternehmen
Ergebnis einer Untersuchung aus 200 Industrieunternehmen (1977)
Beratung und Koordination:
- Budgetierung
- strategische Planung
- langfristig Planung
- Verantwortliche Leitung der zusammengefaßten Betriebsergebnisrechnung
- Leitung des internen Berichtswesens
- Beratung und Koordination bei der Investionsplanung
- Erstellung von betriebswirtschaftlichen Sonderuntersuchungen (ev. Gemeinsam mit
Revision)
Auf einen Nenner gebracht:Aufbau und Betreuung eines Frühwarnsystems
3.3 Controlling im Wandel der Zeit
50er Jahre: strategische und operative Planung, Kostenrechnung und Steuerwesen. (25-50-25)
80er Jahre: strategische Planung (12%), operative Pl.
Samt Organisation (ca. 29%), KoRe und FiBu und Steuerwesen (26%), Projekte und Investitionsrechnungen (8%), Berichtswesen (11%), Sonderuntersuchungen (14%).
4. Persönlichkeitsprofil der Controllers
4.1 methodisch, fachliche Fähigkeiten
Fähigkeit
Verhaltensanforderungen
Beherrschen des Systems des Rechnungswesen
Die Geduld steht's aus Neue die gleichen Sachverhalte zu interpretieren
Ganzheitlich systematisch Denken können
Liebenswürdige Penetranz
Abstraktionsvermögen
Toleranzbreite
EDV- Kenntnisse um Auftraggeber für Systemlösungen sein zu können
Bildhafte Ausdrucksweise (ein Bild sagt mehr als tausend Worte)
Erklärungsfähigkeit
Courage nicht jedem Sachverhalt gleich an die grosse Glocke zu hängen
Trainerbegabung
Lernfähigkeit
Allroundbegabung (techn. Kaufmännisch)
Analytische Neugierde
Beherrschen von Problemlösungstechniken
Kommunikationswerkzeuge beherrschen
Hofnarr- Allüren um unangehme Wahrheiten lachend zu präsentieren.
Sich selbst nicht so wichtig nehmen
Unverdrossenheit (Frustrationsgrenze unendlich)
4.2 Ausbildungsvorraussetzungen
BWL ca.: 61% Fachkenntnisse:
Dipl. W-Ing. 11% KoRe, EDV, Org., FiBu (Bilanz), Investionsrechnung
4.
3 Beispiel eines Inserates für einen Controller
gesucht jüngerer Diplomkaufmann als Führungsnachwuchs direkt dem kaufm. Geschäftsführer zugeordnet. Aufgaben: gewährleistete betriebswirtschaftliche Transparenz, Ausbau der Kosten- und Ergebnisrechnung. Analysen von SIV, Revisions- und Sonderaufgaben für die Geschäftsleitung
Anforderungen: BWL- Studium, mehrjährige Praxis, EDV- Kenntnisse, Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten und Teamwork, Aufstiegsorientierung und Verantwortungsbereitschaft.
5. Instrumentarium der Controlling
5.
1 Übersicht
- Analysen
- Planungen
- SIV
- Berichte
5.2 Analysen
Auf Grund der Vielfalt des Sachverhaltes und der Daten ist es heute in den meisten Fällen unmöglich wichtige Entscheidungen ohne tiefgreifende Analysen zu fällen.
Da die meisten Daten EDV gestützt verarbeitet werden stehen sie in jedem gut organisierten Betrieb allen zur Verfügung.
5.2.1 Analysen stat.
Daten
- Bilanzanalyse
80%
80%
20%
20%
- ABC- Analyse (Lorentz- Kurve)
mit der ABC- Analyse kann man bei fast allen
Datenarten das wesentliche vom unwichtigen
trennen.
Mit dieser Analysenart können alle nach ihrer Größe
sinnvoll rechenbaren Werte beurteilt werden.
* Anwendung im Betrieb:
- Umsatzstärke der Kunde
- Umsatzstärke der Artikel
- Gewinnträchtigkeit der Artikel
- Lagerwert einzelner Materialien
- Verbrauch an Rohstoffen
* Volkswirtschaftliche Anwendung
- Volkseinkommen (PARETO)
- Bodenbesitz
- Flächenverteilung der Staaten
- Bevölkerung der Staaten
Die Grenzen der ABC- Berieche sind selbst zu wählen. Normalerweise nimmt man für den A-Bereich die ersten 10-20 Positionen.
- Portfolioanalyse
Ist für die verschiedensten betriebs- und volkswirtschaftlichen Zwecke verwendbar; auch hier können die Grenzen willkürlich festgelegt werden.
Kundenatraktivität: Abnahmevolumen, Wachstum des Volumens, Erlösqualität, Kundenimage
Kooperationsbereitschaft
Lieferantenpostion: Lieferanteil im Verhältnis zum stärksten Wettbewerber
Starkunden
? Kunden
Mit-
nahme Ertragskunden
kunden
- Potentialanalyse
Untersuchung welche Anteile (Anzahlen) von Kunden oder Lieferanten eines Landes ev.
Bezirks beliefert werden bzw. vertraglich gebunden sind. Jedes Unternehmen kann heute fast alle relevaten Daten (Stat. Zentralamt, ...
) erhalten um seine Markstellung beurteilen zu können.
- Zeitreihenanalyse
Verschiedene Daten sind oft nur im zeitlichen Ablauf über längere Zeiträume wirklich aussagefähig. Trends über mehrere Jahre sagen viel mehr als eine Bilanz aus. zB: Umsatz, Gewinn lauf GuV, CashFlow, Anlagevermögen, Beschäftigungszahl usw.
- Analyse von Durchlaufzeiten
Im Zeitalter der JiT- Philosophie kommt der Analyse von Durchlaufzeiten noch immer große Bedeutung zu.
5.
2.2 Beurteilungsanalysen
- Stärken-Schwächenanalyse
Ziel ist es immer, daß vorhandene Potential im Vergleich zur Konkurrenz zu beurteilen. Daher ist es wichtig mehrere Meinungen in der Diskussion auf einen Nenner zu bringen. Untersucht werden die leistungsbestimmenden Faktoren des Betriebes die meistens nicht meßbar sind.
Die Bewertungsskalen sind logischerweise frei festlegbar. Jede nicht quantifizierbare Bewertung (zB: nieder, mittel, hoch) soll durch kleine Teams durchgeführt werden, womit die Ergebnisse relativ objektiv werden.
Der Beginn so einer Diskussion kann zur Festlegung der Kriterien eine Brainstorming sein.
Bewertungsskala
Kriterien
-2
-1
0
1
2
Qualität
Termintreue
Lieferbereitschaft
Preis
Produktkonzept
Innovation
Werbung
Aussendienst
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Unternehmen A, B und C
- Gesamtbeurteilung eines Unternehmens
Erfolgsfaktor
Gewinn
Wachstum
Æ
Kundenorientierung
0,35
0,49
0,42
Techn. Know-how
0,50
0,32
0,41
Innovationsfähigkeit
0,39
0,43
0,41
Firmenimage
0,27
0,38
0,33
Service
0,28
0,20
0,24
Qualität
0,26
0,17
0,22
Preis
0,08
0,22
0,15
Die von einer öffentlichen Institution erstellte Branchenanalyse zeigt, daß Kundenorientierung know-how und Innovationen den größeren Einfluß auf Gewinn und Wachstum haben.
- Produktanalyse
Da die absolute Beurteilung sehr schwierig ist, führt man die Analyse im Vergleich zur Konkurrenz oder zum stärksten Konkurrenten durch.WIR SIND TEURER
VIEL
MITTEL
WENIG
WIR SIND SCHLECHTER
WIR SIND BESSER
WIR SIND BILLIGER
1. Quadrant: treue Produkte sollten besser sein.
2. Quadrant: treurer und schlechter ist ein Grund das Management zu wechseln.
3. Quadrant: schlechter und billiger ist der typische Ramscherzeuger der auch seine Kunden
hat.
4. Quadrant: kein Grund zum Ausruhen.
5.3 Planungen
Planen ist der permanente Versuch die Zukunft vorhersehbar und damit kontrollierbar zu machen.
Das einzige was nicht in Mengen geplant werden kann ist der Gewinn der aber ein Ergebnis der Mengen, Erlös und Kostenplanung ist.
5.3.1 Gesamtplanung
Im Controlling laufen die Fäden für alle Planungen zusammen; bei der Fixierung der U- Ziele muß der Controller wesentlich beteiligt sein.
Planungsart Planungsinhalt Steuerungsgröße ZeithorizontDef. Strategischer Geschäftsfelder
Zukünftige Erfolgspotentiale
(langfristige 3-5 Jahre)
Strategische
Planung
Situationsanalyse
Strategische Entwicklung
Operative
Planung
Mittelfristige Ziel- und Maßnahmeplan
Planfixierung
Finanzielles Gleich-
Gewicht Planerfolg
(1-3 Jahre)
Budget
Jahresplanung
Betriebs-ergebnis
Liquidität
(1 Jahr)
Teilbudget
t
Budgetfixierung
5.3.2 Umsatzplanung
3D-Umsatzplan
- Global und Detailbetrachtung
- Zeitkomponente (Vergangenheitswerte und Ziele)
- graphische Auflösung der Daten zur Kurzinformation
Planjahre
Produkte
Umsatz
96 97
Budget
98
Umsatzziele
99 00 01
Strategische Geschäftsfeld
SGF I
Prod11
Me
S/Me
U
Prod12
%
%
%
å
Umsatz
U
t
5.3.3 Liquiditätsplanung
Unter Liquidität versteht man die jederzeitige Zahlungsfähigkeit.
Ein Unternehmen gilt als liquid wenn es zu jedem Zeitpunkt seinen finanziellen Verpflichtungen nachkommen kann. Daher ist Liquiditätsplanung eine notwendige Nebenbedingung für wirtschaftlichen Erfolg. Sie steht aber im Spannungsfeld zw. Sicherheit und Rentabilität. Zu große Liquidität drückt die Rentabilität.
Kriterien für (ungenügende Liquiditätsüberwachung:
- hoher Bestand an flüssigen Mitteln
- verschiedene Bankkonten mit Soll- und Haben Saldi
- zahlreiche Postcheckkonti
- plötzliche Liquiditätsengpässe
- viele kurzfristige Kredite
- überfällige Debitorenbestände
- keine Ausnützung von Skonti
- Fehlen einer Finanzplanung
Beispiel eines Liquiditätsplanes
Sehr nützlich ist in diesem Zusammenhang ein aus der Vergangenheit abgeleitetes Debitorenprofil als Planungshilfe:
70 % im 1.
Monat nach Verkauf
20 % 2.
9 % 3.
1 % Debitorenverlust
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