Hilfsmittel zur implementierung der strukturen
Hilfsmittel zur Implementierung der StrukturenÜbersicht
Die Wahl der Implementierungshilfsmittel richtet sich nach:
dem verfolgten Zweck,
der Führungsstufe des Stelleninhabers,
dem gewünschten Detaillierungsgrad.
Die Stellenbeschreibung galt lange Zeit als das beliebteste Implementierungshilfsmittel. Mit der Erfindung neuer dynamischer Organisationsformen (Matrix-Organisation, Produkt-Management) mussten neue, leistungsfähigere Hilfsmittel (z.B. Funktionsdiagramme) geschaffen werden. Neben diesaen technisch vereinfachten Instrumenten werden zunehmend einfachere Formen (z.
B. Job Contracts) eingeführt.
Die häufigst in der praxis eingesetzten Implementierungsmittel:
Job Contract
Der Hauptzweck besteht in der möglichst kurzen jedoch eindeutigen Formulierung des Leistungsauftrages einer Stelle. Bei Geschäfts-, Profit-Center- und Bereichsleitern spielen weder die Vollstänmdigkeit der Aufgaben noch detaillierte Kompetenzregelungen eine wichtige Rolle, sondern vielmehr die Ziele und Erwartungen der übergeordneten Instanzen. Viele Grossunternehmern haben für die wichtigsten Kaderpositionen Job Contracts nach dem McKinsley-System eingeführt. Bei diesem Hilfsmittel werden die Ziele, Leistungsstandards, Haupt- oder Projektaufgaben und Kompetenzvorbehalte auf einem Blatt übersichtlich dargestellt.
Die auf Folie 1 dargestellte Form des Job Contracs enthällt folgende Merkmale:
Organisatorische Eingliederung:
Alalog zur Stellenbeschreibung ist auch die organisatorische Eingliederung aufgeführt. Auch die Unterstellungsverhältnisse oder die Regelung der Stellenvertretung gehört zu den variablen Elementen und sollten jährlich bereinigt werden.
Ziele/Verantwortlichkeiten:
Führungskräfte müssen in der Lage sein, ihre 5-8 wichtigsten Ziele, Hauptaufgaben oder Verantwortlichkeiten mit dem dazu erforderlichen Zeitaufwand im Sinne der Ressourcenzuteilung anzugeben.
Leistungsstandards:
Zur Sicherstellung eines zielorientierten Handelns können Leistungsstandards nützlich sein. Sie geben uns an, wie und nach welchen Kritärien die Zielerreichung gemessen wird. Allerdings besteht die Schwierigkeit in der Festlegung gerechter, eindeutiger und für jedermann nachprüfbarer Messgrössen.
Kompetenzvorbehalte:
Hier geht es um eine Auflistung aller jener Einschränkungen, die auch im Geschäftsregelment nachgelesen werden können, sondern um die Aufführung finanzieller Kompetenzeinschränkungen des Strelleninhabers.
Stellenbeschreibung
Bei der Stellenbeschreibung handelt es sich um eine ausführliche, systematische, schriftlich abgefasste Festlegung der
organisatorische Eingliederung
Aufgabenverantwortliche
Kompetenzen
wichtige Beziehungen zu anderen Stellen.
In der Stellenbeschreibung sollte der zu erbringende Leistungsaufwand möglichst genau umschrieben werden. In beschränktem Masse können auch Koordinationsfragen gelöst bzw. die Form der Zusammenarbeit mit anderen Stellen festgelegt werden.
Stellenbeschreibungen waren früher das einzige und sind heute noch das bekannteste Implementierungsmittel, wenn auch die Bedeutung insbesondere bei grösseren Unternehmen zugunsten des Funktionsdiagrammes stark nachgelassen hat.
Der Grund dafür liegt im niedrigen Detaillierungsgrad und dem hohen Arbeitsaufwand.
In folgenden Fällen ist der Einsatz von Stellenbeschreibungen auch heute noch zu empfehlen:
Für relativ selbstständige oder vom übrigen Betriebsgeschehen isolierte Positionen der mittleren Führungsstufen.
Bei vorgesehenen Neubesetzung einer Stelle.
Das erste Blatt der hier dargestellten Form der Stellenbeschreibung beinhaltet folgende Merkmale:
Bezeichnung der Stelle
Name des Stelleninhabers
organisatorische Eingliederung -)direkter Vorgesetzter -)direkt Unterstellte
Vertretung
Ziele und Hauptaufgaben: Hier soll dir gestraffte Form der erwartungshaltung der übergeordneten Instanz an den Positionsinhaber festgelegt werden.
Sitzung/Kommissionen: Unter dieser Rubrik erscheinen die Rechte bzw. Pflichten der Teilnahme an Sitzungen.
Das erste Blatt dient somit der generellen Umschreibung der Positionen und enthällt aänliche Merkmale wie der Job Contract. Folgeblätter dienen zur Auflistung der Sachaufgaben, wobei sich folgende Unterteilung bewährt hat:
Führungsaufgaben: Hier geht es um die Verpflichtung der eigentlichen Chef-Aufgaben (z.b. Leitung, Organisation des Führungsbereiches, Instruktionen, ...
)
Sachaufgaben (teilweise delegierbar): Hier werden die Hauptaufgaben der unterstellten Führungsbereiche aufgelistet.
Persönliche Aufgaben: Die unter dieser Rubrik erscheinenden Aufgaben sind nicht delegierbar und müssen persönlich geleistet werden (z.b. Visum, Vertretung des Unternehmens nach aussen).
Nachteile:
großer Arbeitsaufwand für die Aktualisierung
schwer/umfangreich lesbar/durchschaubar
nicht ablauf- sondern aufbauorientiert (statisch)
Funktionsdiagramm (FD)
Das Funktionsdiagramm zeigt in gedrängter und übersichtlicher Form, welche Stellen bei der Erledigung einzelner Aufgaben mitwirken. Dabei ist es von Bedeutung welche spezifische Tätigkeiten (Funktionen) die einzelnen Stellen zur Aufgabenerledigung beitragen.
Aufgaben
Stellen
Geschäftsleitung
Verkauf
Produktion
Expedit
Investitionsbudget
E
M
P
Kauf der Anlage
E
A
Gehaltserhöhung
E
P
P
Auftragsentscheidung > 10 Mio.
E
P
M
I ... Initiative ergreifen, P ..
. planen, E ... entscheiden, M ..
. Mitsprache,
O ... anordnen, A ..
. ausführen, K ... kontrollieren
Das Funktionsdiagramm ist das zweckmäßigste Implementierungshilfsmittel um relativ komplexe Beziehungsstrukturen eindeutig, übersichtlich (hohe Informationsdichte) und detailliert aufzuzeigen. Für neu zu schaffende oder neu zu besetzende Stellen sind verbale Stellenbeschreibungen verständlicher.
Der Hauptvorteil liegt im Vorgehen, nämlich der gemeinsamen Festlegung als richtig erkannter Aufgabenteilung ( Wer macht was ?).
Vorteile:
hohe Informationsdichte
eindeutige Arbeitseinteilung
zwingt zum konsequenten Durchdenken
zwingt zu gemeinsame Lösungen
Nachteile:
keine zeitliche Dimension
organisatorisches Vorwissen notwendig
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