Projektmanagement

PROJEKTMANAGEMENT   Was ist ein Projekt?   Ein einmaliges wirtschaftliches Vorhaben, dass sich deutlich vom betrieblichen Alltagsgeschehen abhebt. Es soll ein außßerhalb der üblichen Geschäftsaktivität liegendes Problem gelöst werden   Merkmale eines Projektes   Inhaltliche Zielsetzung: zu Beginn wird ein Ziel definiert, wird dieses erreicht so ist der Projektzweck erfüllt   Zeitliche Zielsetzung: Anfangs- und Endzeitpunkt sind verbindlich vorgegeben.   Innovativer Charakter (Einmaligkeit/Neuartigkeit): Projekte sind einmalige und meist auch neuartige Vorhaben ®nicht/teilweise Know-How ®spezielle Rahmenbedingungen ®keine Wiederholungen   Ressourcenknappheit: Personelle, finanziell und materielle Mittel sind konkret begrenzt®sorgfältige Planung im voraus   Komplexität: Komplexität kennzeichnet Anzahl, Verschiedenartigkeit und die Vielfalt des inneren Zusammenhangs der einzelnen Teilaufgaben.   Höheres Risiko: -    technisches Pannenrisiko -    Zeitrisiko -    Kostenrisiko -    Zielsetzungsrisiko -    Verwertbarkeitsrisiko       Andere Einordnungsgrößen Ø      BedeutungDie Folgen der Erreichung/Nichterreichung des Projektziels Ø      Umfang-Anzahl der durchzuführenden Einzelaufgaben-Anzahl der am Projekt beteiligten Personen-Umfang der festgelegten Leistungen-einzusetzende Mittel Ø      Interdisziplinärer Charaktermehrere, üblicherweise weniger kooperierende Fachbereiche müssen im Projekt zusammenarbeiten         ORGANISATION IM PROJEKTMANAGEMENT   Organisation+Führung im Regelfall   Personen mit überwiegend dispositiven Aufgaben nennt man Manager   Unterscheidung: -          Top-Management  (Eigentümer, Geschäftsführer) -          Middle-Management (Leiter der wichtigsten Bereiche) -          Lower-Management (Leiter der nachgeordneten Abteilungen)       Bereiche der Organisation:   Aufbauorganisation®sie regelt:          WER macht WAS?                                                            WER darf WEM Anweisungen erteilen?                                                             WER ist WÖFÜR verantwortlich? Ablauforganisation®sie regelt:           WAS hat in WELCHER REIHENFOLGE, WIE                                                              und WO zu erfolgen?                                                             WANN, WIE OFT, MIT WELCHEN                                                              HILFSMITTELN? Die Organisation unterstützt die Unternehmensführung bei der Realisierung der Unternehmensziele und regelt das Zusammenwirken der einzelnen Bereiche.       Organisation+Führung im Sonderfall   Reine Projektorganisation   Alle Beteiligten werden vorübergehend aus den Unternehmensbereichen voll ausgegliedert®Dauer des Projektes   Merkmale: alle Projektmitarbeiter sind dem Projektleiter direkt unterstellt Projektleiter präsentiert Projekt nach außen während des Projektes sind die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten der Linienorganisation nicht unterstellt   Einsatzbereiche: lange/umfangreiche Projekte hohe strategische Bedeutung hohe technologische Komplexität unter Zeitdruck-stehende Projekte   Vorteile Nahezu alle Entscheidungen werden innerhalb der Projektorganisation getroffen®rasch Gute Konzentration, erhöhte Identifikation+Motivation der Projektbeteiligten eindeutige Regelungen von Kompetenzen+Aufgaben Projektleiter®Schnittstelle zw. Projekt, Projektmitarbeiter und Unternehmensleitung   Probleme: Gefahr der Verrichtung der Linie®wenn bestqualifizierte Mitarbeiter abgezogen werden vorwiegend durchschnittliche Mitarbeiter®höheres Risiko längere Projekte®Wiedereingliederung in Linienorganisation wird schwierig Auslastung der Personalressourcen nicht optimal       Einflussprojektorganisation   Ziel®geringe organisatorische Änderung   Merkmale: Projektleitung®Stabstelle der Linienorganisation Alle Projektmitarbeiter®neben den eigentlichen Aufgaben aus der Linienorganisation die Projektaufgaben erledigen Projektleiter hat Koordinations-+Informationfunktion Stabstelle hat geringe Eintscheidungs- + Weisungskompetenz   Einsatzbereiche: Projektbeteiligte kennen Vorgehensweise Projekte mit geringerem Umfang, geringen Risiken und Innovationsgrad parallel-verlaufende Projekte   Vorteile: geringer Organisationsaufwand   Probleme: stärkere Identifikation der Projektmitarbeiter mit der Abteilung Projektkoordinator hat Verantwortung für Projekterfolg®keine ausreichende Kompetenz für Anweisungen an Projektmitarbeiter Konflikte zwischen Projektkoordinator und Projektmitarbeiter wird übe vorgesetzte Stelle ausgetragen ®Belastung für Unternehmensleitung wenig kundenorientiert   Matrixorganisation   Merkmale: Mitarbeiter erhalten Anweisungen von -          einem funktionalen Vorgesetzten -          einem Projektleiter   Projektleiter bestimmt: das Ziel wieviel Mittel zur Verfügung stehen Termine   Der funktionale Vorgesetzte welche Mitarbeiter welche Mittel+Methoden Qualität   Nach außen wird das Projekt durch den Projektleiter vertreten   Einsatzbereiche: Durchführung mehrerer parallel geführten Projekte Projekte bei denne der Koordinationsaufwand zu hoch für eine Einfluss-Projektorganisation+reine Projektorganisation nicht möglich   Vorteile: Projektmanager hat Kompetenz zur direkten Verfolgung der Projektziele Gute Eignung für Multi-Projektmanagement Gezielter Einsatz v.

Spezialwissen Projektmitarbeiter werden nicht aus ihrer Arbeit herausgerissen frühe Erkennung v. Konfliktpunkten®rasche Beseitigung   Probleme: Hohe Wahrscheinlichkeit  v. Konflikten Kompetenzprobleme zwischen Projekleiter+funktionalem Vorgesetzten Projektmitarbeiter kann versuchen Projekleiter und funktionalen Vorgesetzten gegeneinander auszuspielen       Die Projektorientierte Teilorganisation   Merkmale: Projektleitung wird von Mitglieder der Abteilungsleitung übernommen   Einsatzbereiche: Projekte mit eng abgesteckten Projektinhalten Projekte bei welchen die Schnittstellen zwischen den einzelnen Teilbereichen eindeutig definiert sind Projekt mit erforderlichen Spezialwissen   Vorteile: Geringer Organisationsaufwand®bestehende hierarische Struktur Eindeutige Kompetenzverhältnisse Spezialisierung®Produktivität+Qualität steigern sich   Probleme: Probleme+Konflikte der bestehenden Organisationsstruktur werden mit dem Projekt übernommen Gefahr das "Rad neu erfinden" abteilungsinterne Projekte werden bevorzugt       Projektstrukturplan   Was ist ein Projektstrukturplan? -          Gliederung in Arbeitspakete -          Modell des Projektes -          Kein Ablauf-, Termin-, Kosten- und Ressourcenplan -          Zentrales Kommunikationsinstrument im Projektmanagement -          Basis für das projektbezogene Ablagesystem   Wozu PSP? -          Darstellung des gesamten Leistungsumfanges bereits in der Startphase -          Entwickulung einer gemeinsamen Projektsicht -          Definition planbarer und kontollierbarer Arbeitspakete       Arbeitspaket-Spezifikation   -          sind quantitative und qualitative Beschreibungen der Teilaufgaben von Arbeitspaketen -          Inhalte und Ergebnisse einzelner Arbeitspakete werden voneinander abgegrenzt -          Ersparen weitere Detaillierungen des PSP -          erhöhen Transparenz der Projektarbeit -          zeigen den Projektmitarbeitern die zu erfüllende Teilaufgaben   Wozu dienen Arbeitspaket-Spezifikationen? -          Zur genauen Abgrenzung von Arbeitspakten und Zuständigkeiten -          zur Messung und Beurteilung des Leistungsforschritts       Aufgaben des Projektmanagements o       Vereinbarung es Projektstrukturplans o       Vorgabe von Teilzielen o       Planung des Projekts o       Abwicklung des Projekts o       Kontrolle und Steuerung des Projektverlaufs   Der Begriff Projektmanagement bezeichnet die Gesamtheit der dispositiven Aufgaben zur Führung einer Projektorganisation.       Anforderungen an den Projektleiter   fachliche KompetenzEr müss über Fachwissen in der zur Lösung anstehende Sache verfügen, doch ist es nicht immer notwendig, dass er der fachlich kompetenteste Mitarbeiter ist. administrative KompetenzKenntnisse über die wichtigsten Planungsverfahren organisatorische KompetenzEr muss organisatorische Zusammenhänge erkennen Psycho-Soziale KompetenzEr muss Widerstände erkennen und sinnvoll reagieren Der Projektleiter trägt die Verantwortung für die Erreichung des Projektsziels, die Einhaltung des Projektabschlusstermins und des Projektbudgets.       Projektabgrenzung   a)      sachliche Projektabgrenzung-Festlegung des Projektziels-Projektinhalt-Welche Bedeutung-Mit welchen anderen Projekten steht das Projekt in Beziehung-Welche Einflussgrößen sind zu beachten b)      zeitliche Abgrenzung:-Mit welchem Ereignis startet das Projekt und mit welchem wird es beendet?-Wurden ähnliche Projekte durchgeführt?-Was ist nach Projektende zu tun-Soll es Folgeprojekte geben c)      soziales Umfeld-Welche Umwelten bestehen-Welche positiven und negativen Beziehungen gibt es zwischen dem Projekt und sein Umwelten-Wie intensiv sind diese Beziehungen-Welche Maßnahmen sind notwendig um das Umfeld optimal zu nutzen?       Instrumente des Projektmanagements -    Projektauftrag -    Projektabgrenzung -    Projektstrukturplan -    Arbeitspaketbeschreibung -    Terminplanung -    Kosten- und Ressourcenplanung     Projektauftrag:   Eine schriftliche oder mündliche Beauftragung des Projektauftraggebers ein Projekt auszuführen   Ein Projektauftrag dient als formaler Start.

  Er erfolgt meist auf einem Projektauftragsformular.   Inhalt: -          Projektname -          Auftraggeber -          Auftragnehmer -          Starttermin -          Endtermin -          Projektleiter -          Projektziel -          Besonderheien -          Budget -          Unterschrift       Gründe für den vermehrten Einsatz von Projekten   Die zu lösenden Aufgaben werden komplexer und können oft nur bereichsübergreifend gelöst werden "individuelle" Problemlösungen nehmen zu Projekte heben sich von der Alltagsroutine ab; sie können motivierend wirken Schnelllebigkeit von Produkten und Dienstleistungen Fähigkeiten und Stärken der Mitarbeiter können besser genutzt werden       Die Phasen eines Projektes   Eine Projektphase ist ein zeitlicher Abschnitt im Projektverlauf. Den Abschluss einer Projektphase bildet ein sogenannter Meilenstein. Ein Meilenstein ist überprüfbares Zwischenergebnis, das inhaltlich und terminlich genau beschrieben ist. Der an jedem Meilenstein zu erstellende Projektbericht gibt Aufschluss über den aktuellen Projektstatus. Es müssen in einem Projekt nicht alle Phasen durchlaufen werden.

      ProjektideeSie entsteht meist aus dem Wunsch, Bestehendes zu ändern oder Neues zu schaffen.Gründe:-Technische Erneuerung-gesellschaftspolitische Gründe-Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit-Betriebliche Umorganisation-Schwachstellen im bisherigen Verfahren usw. VorprojektDurch das Vorprojekt soll in erster Linie der Entscheid ermöglicht werden, ob die Projektidee bis zur Realisierung vorangetrieben werden soll.Folgende Stufen:-Projektantrag-Machbarkeitsstudie und Variantenbildung-ProjektauftragProjektantragbesteht in einer Beschreibung des Problems, die den Grund für das Projekt jedem Mitarbeiter am Projekt verständlich machen soll. Der Projektantrag enthält unter anderem folgende Punkte:-eine überblicksmäßige Aufgabenbeschreibung-den Nutzen-die Konsequenzen bei Nichtdurchführungpersonelle und finazielle RahmenbedingungenMachbarkeitsstudie und VariantenbildungEin Projektziel kann auf verschiedenen Wegen erreicht werden.Ziel der Variantenbildung ist das Finden von Lösungsansätzen, die verschiedenen Möglichkeiten zur Erreichung des Projektzieles zu finden, gegenüberzustellen und zu bewerten.

.Wir die Projektidee akzeptiert, so ist im Vorfeld des Projekts die Machbarkeit zu überprüfen, anschließend muss eine exakte Abgrenzung des Projektes erfolgen.Weiters müssen die Vorgaben und Rahmenbedingungen untersucht werden.In dieser Planungsphase werden auch Überlegungen zur Projektorganisation angestellt.Dann wird erstmals eine grobe Kostenschätzung durchgeführt.Für die Entscheidungsträger ist auch die Chancen-Risiko-Analyse ein wesentliches Kriterium.

ProjektauftragNun erfolgt die Formulierung des Projektauftrages in mündlicher oder schriftlicher Form auf einem Formular. ProjektplanungDie eigentliche Projektplanung hat  zum Ziel, alle Tätigkeiten strukturiert zu erfassen, zeitliche und im Ablauf zu optimieren und den Ressourcenbedarf abzuschätzen.Folgende Arbeiten werden durchgeführt:-Definition der Kernprobleme, Beschreibung des Ist-Zustanden-Ursachen und deren Wirkung ermitteln-Ziele definieren, Beschreibung des Soll-Zustandes-Lösungen entwickeln-Beurteilungskriterien festlegen -Lösungen bewerten, Entscheidungen treffen, Pläne entwickeln.Am Schluss liegen folgende Pläne vor:zeitlich orientierte AufgabenplanungKostenplanungFinanzplanungMaterialplanungPersonalplanungKapazitätplanung ProjektdurchführungJetzt geht es darum, die Planung in die Tat umzusetzen.Am beginn der Realisierungsphase steht die Projektanalyse, die zu einem Projektstrukturplan führt. Dabei wird das Projektziel in Teilziele und dies letztlich in konkret spezifierte Arbeitspakte zerlegt.

Im Rahmen der Realisierungsplanung werden weiters Terminlisten, kosten- und Finanzpläne erstellt, sowie der Ressourcenbedarf und die Ressourcenauslastung ermittelt.Anhand der Pläne kann dann regelmäßig festgestellt werden, ob der Fortschritt den geplanten Erwartungen entspricht. Entspricht er nicht, muss die Leitung unverzüglich reagieren. EinführungIn allen internen oder auch bei marktbezogenen Projekten, braucht es auch noch eine Einführungsphase. Die Einführung gehört in der Regel noch zum Projekt.Wichtig bei internen Veränderungsprojekten:Personen, die mit den Veränderungen erstmals konfrontiert werden, müssen mit besondern Maßnahmen vorbereitet werden, um den Widerstand gegen Veränderungen abzubauen.

ProjektabschlussEin Projekt sollte formell sauber abgeschlossen werden.-Präsentation der Projektergebnisse-Abnahme des Projektresultats-Fertigstellung der Projektdokumentation-Evolution des Projektverlauf-Entlastung des PojektteamsEine wichtige Aufgabe kommt auch der Projektdokumentation zu.Mit ihr wird sichergestellt, dass zu jedem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden kann, wie z.B. das Produkt entstanden ist, was die Voraussetzungen waren usw..

Grundsätze des Projektmanagements-Struktierung von Problemen-Starke Betonung der Definitionsphase-Klare Ziele und VorgabenFrühes Erkennen von Risiko-Schnelle Reaktion auf Projekstörungen-Personifizierte Verantwortung       Zieldefinition folgende Aspekte sind zu berücksichtigen: Projektziel soll erreichbar sein das Projektziel soll eindeutig und klar formuliert sein ein Projektziel muss quantitativ und qualitativ messbar sein, damit die Zielerreichung überprüft werden kann.Mann nennt die qualitativen Faktoren auch SOFT facts im Gegensatz zu den HARD facts wie z.B. Kosten Das Projektziel ist mit den Unternehmenszielen abzustimmen   Vorgehensweise bei der Zielfindung:   Ziel sammelnBrainstormin Ziele strukturieren Ziele klar präzesieren Zielkonflikte und Zielabhängigkeiten analysierenKlassische Zielkonflikte sind scheinbar Ökologie und Ökonomie Ziele nach Prioritäten bewerten Ziel abgrenzen Zieldefinitionen abstimmen und schriftlich dokumentieren Instrumente und Methoden des Projektmanagements Kreativitätstechniken   Brainstorming®die Jagd nach dem Geistesblitz Der Teilnehmerkreis sollte nicht zu groß sein (4-12 Personen) Einfälle sollen spontan und frei geäußert werden Vorschläge dürfen nicht kritisiert werden Quantität ist wichtig, Qualität zunächst zweitrangig Die Auswertung der gewonnen Idden   Brainwriting=Methode 635Bei dieser Methode sollen 6 Teilnehmer jeweils 3 Ideen in fünf Minuten schriftlich fixieren. Danach tauschen sie Vorschläge untereinander aus, notieren weitere 3 Ideen dazu usw. Morphologischer Kasten   Synektische Methoden Beschäftigen mit dem Problem Ablenken vom Problem Schaffen von Verbindungen zwischen Problem und Verfremdung Sitzungen dauern einige Stunden bis zu mehreren Tagen   Mind-Mapping     Entscheidungstechniken   Das Hauptproblem beim Entscheiden ist die Schwierigkeit, nach wirklich rein sachlichen Kriterien zu entscheiden oder klar die emotionalen und sachlichen Anteile auseinander zu halten.

  Entscheidungsmatrix Muss-Kriterien Kann-Kriterien Nutzwertanalyse oder Wirtschaftlichkeitsrechnung Risikoanalyse     Planungstechniken   Projektstrukturplan     Zeitplanungstechniken   Zwei Techniken sind in der Praxis dominant Balkendiagramme Netzpläne  

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