Stellenbeschreibung

Stellenbeschreibung  1. Übersicht Stellenbeschreibungen werden auch „Funktionenbeschreibung“ genannt. Um den Umfang einer Stelle genau abzugrenzen, können Stellenbeschreibungen angelegt werden. Eine Stellenbeschreibung ist personenbezogen und beinhaltet die Aufgabenstellungen und das Vorgesetztenverhältnis für einen Arbeitsplatz.   Sie beinhaltet daher eine schriftliche Erfassung aller Aufgaben Kompetenzen Verantwortungen Anforderungen einer Stelle sowie deren Eingliederung in die formale Organisation eines Unternehmens.   Die Stelle ist dabei von der Person abhängig.

Derjenige Aufgabenträger, dem eine Stelle zugeordnet worden ist, wird als Stelleninhaber bezeichnet. Die Stellenbeschreibung zeigt Die vertikale Aufbauorganisation (Über- und Unterstellungsverhältnisse) Die Aufgabenverteilung zwischen den auf gleicher Ebene befindlichen Stellen Die Stellenbeschreibung ist damit die höchste Fixierung des organisatorischen Aufbaus eines Unternehmens     2. Inhalt der Stellenbeschreibung:   Genaue Formulierung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen, bezogen auf die Gliederungsmerkmale der Stellenaufgabe (Aufgabenbild) Darstellung der persönlichen Anforderungen an den Stelleninhaber aufgrund des Aufgabenbildes (Besetzungsbild) Beziehung des Stelleninhabers zu anderen Instanzen innerhalb des Leitungsaufbaus des Unternehmens (Instanzenbild) Angabe der Kommunikationsbeziehungen außerhalb der formalen Autoritätsstruktur (Kommunikationsbild)   Wird dazu ein Formblatt und keine formlose Beschreibung verwendet, hat dies folgende Vorteile:   Leichte Handhabung für den Organisator und den Stelleninhaber Erhöhte Übersichtlichkeit und Aussagekraft Änderungen sind leichter möglich Vereinfachte Erstellung paralleler Stellenbeschreibungen Gute Vergleichbarkeit der Stellen im Unternehmen oder zwischen Unternehmen     3. Die Position der Stellenbeschreibung   Bezeichnung der Stelle Kennzeichnung der Stelle aufgrund der Funktion (z.B. Leiter der Kalkulation, Systemprogrammierer).

Dazu ergänzend der Unternehmensbereich, Abteilung, Gruppe, Sachgebiet (z.B. Sachbearbeiter der Einkaufsabteilung Rohstoffe). Eventuell vorhandene Ordnungsziffer oder Kennziffern sollten angeführt werden. Rang des Stelleninhabers Dies sind im Unternehmen verwendete Dienstrangbezeichnungen (z.B.

Sachgebietsleiter, Abteilungsleiter, Hauptgruppenleiter). Unterstellung Dies ist die fachliche und disziplinäre Unterstellung. Sie kann sich auf einen oder mehrere Vorgesetzte beziehen. Überstellung Hier sind, entsprechend der Unterstellung, die Mitarbeiter anzuführen, die unmittelbar dem Stelleninhaber unterstellt sind. Bei der Unterstellung ist zu unterscheiden zwischen: Linienfunktion: Die unterstellten Mitarbeiter entscheiden selbst im Rahmen ihres Delegationsbereiches. Der Vorgesetzte übt Dienstaufsicht und Kontrolle aus.

Stabfunktion: Die Mitarbeiter informieren und beraten den Vorgesetzten. Dienstleistungsfunktion: Der Vorgesetzte entscheidet über die Inanspruchnahme der Dienstleistung. Ziel der Stelle Sie beinhaltet die knappe und aussagefähige Formulierung der Zielsetzung der Stelle und bildet damit die Basis für die Erfolgskontrolle durch den Vorgesetzten und die Selbstkontrolle des Stelleninhabers. Stellenvertretung Vertikale Vertretung: Vorgesetzter/Untergebener Horizontale Vertretung: Stelleninhaber gleicher Ebene Umfang und Art der Vertretung sind dabei zu berücksichtigen. Aufgaben der Stelle Alle Aufgaben, die der Stelleninhaber zur Erreichung des Stellenziels zu erfüllen hat. Allgemeine Aufgaben: Beschreibung der täglich und periodisch wiederkehrenden Aufgaben.

Mögliche Gliederung in: Linien-, Stabs- und Dienstleistungsfunktionen sowie zeitlich in tägliche, wöchentliche etc. Aufgaben Dabei ist klar anzuführen, ob der Stelleninhaber die Aufgabe selbst durchzuführen hat oder nur für die Erfüllung der Aufgabe verantwortlich ist. Sonderaufgaben: Sie ergeben sich aus besonderen Sachzusammenhängen und nicht aus Terminen. Aus den Fach- und Sonderaufgaben ergeben sich die Kompetenzen und die Verantwortungen der jeweiligen Stelle. Besondere Befugnisse Befugnisse, die sich über seine aus der fachlichen und personellen Stellung ergebenden Entscheidungsrechte hinaus erstrecken. Schriftliche Information der Stelle Berichte, Mitteilungen, Statistiken usw.

, untergliedert nach dem zeitlichen Anfall, die der Stelle zugehen und von dieser ausgehen. Zusammenarbeit mit anderen Stellen Es sind die Aufgaben sowie die Art (informierende, koordinierende, beratende, mitentscheidende, ausführende) der Zusammenarbeit genau zu beschreiben. Mitarbeit in Gremien Dabei ist die Mitarbeit in inner- und außerbetrieblichen Ausschüssen, Kommissionen etc. soweit möglich örtlich und zeitlich anzugeben. Einzelaufträge Aufgaben, die außerhalb des fachlichen Aufgabengebietes der Stelle liegen. Dies sind im besonderen unvorhergesehene Aufgaben, die sich nur aus der Vergangenheit ableiten lassen.

Anforderungen an den Stelleninhaber (Anforderungsprofil) Es sind Anforderungen zu definieren, die für eine bestmögliche Wahrnehmung der Stellenaufgaben erforderlich sind: Fachkenntnisse berufliche Vorbildung Erfahrung persönliche Eigenschaften Bewertungsmaßstäbe für die Leistung Wird die Stellenbeschreibung auch zur Arbeits- und Leistungsbewertung herangezogen, so sind Leistungsstandards in die Stellenbeschreibung aufzunehmen. Es handelt sich jedoch nicht um eine Stellenbewertung. Aussagefähige Stellenbeschreibungen bedürfen einer vorhergehenden, detaillierten und vollständigen Aufgabengliederung des Untersuchungsbereichs. Sie sind allen betrieblichen Veränderungen im Zeitablauf anzupassen. In der Regel ist eine Überprüfung alle zwei bis drei Jahre durchzuführen. 4.

Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen: Die Aufgabenstruktur des Unternehmens wird bis ins Detail überschaubar Eindeutige Verteilung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen Verbesserte Übersicht über das Gesamtsystem, da sich jeder Mitarbeiter informieren kann Erleichterte Koordination durch erhöhte Transparenz Erleichterte Einarbeitung der Mitarbeiter Lückenlose Vertretung der Mitarbeiter Fundierte Grundlage für die Personalbedarfsermittlung, -planung und –beschaffung Objektive Möglichkeiten der Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter Basis für die Objektivierung der Entlohnung   5. Nachteile für Mitarbeiter und Unternehmen: Hoher Zeitaufwand und Kosten für die Einführung und für Änderungen der Stellenbeschreibungen Schwachstellen organisatorischer Regelungen (Überschneidungen und Versäumnisse) sind nicht unmittelbar erkennbar Keine optimale Transparenz der Aufgaben und Kompetenzen (im Vergleich zum Funktionsdiagramm) Gefahr, dass der Inhalt der Stellenbeschreibung von den tatsächlichen Aufgaben abweicht Gefahr, dass der Inhalt der Stellenbeschreibung vom Mitarbeiter als „Besitz“ angesehen wird und nur mit Schwierigkeiten verändert werden kann     6. Folgende Hinweise für den Organisator auf Schwachstellen können sich ergeben:   Unzureichende Abstimmung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen Fehlende oder unzureichende Kommunikationsbeziehungen der Stelle aus der Sicht der Aufgaben Ungenaue Aufgabenfestlegung und –abgrenzung Fehlende Vertretungsregelungen   Organisationshandbuch  Das Organisationshandbuch ist eine systematische Zusammenfassung aller organisatorischen Regelungen und Vorschriften, die sich sowohl auf die Aufbau- als auch auf die Ablauforganisation beziehen.   Es sollte alle Regelungen und Vorschriften beinhalten, die im Wege von Organisationsanweisungen, Rundschreiben und Betriebsvereinbarungen in Kraft gesetzt worden sind.   Zielsetzungen eines Organisationshandbuches   Unterweisungsmittel für alte und neue Mitarbeiter Aktuelles Nachschlagewerk zur schnellen Informationsgewinnung Sicherung und Weiterentwicklung aller organisatorischen Regelungen und Vorschriften (Abstimmung organisatorischer Teillösungen) Klarlegung der Unternehmensziele (Unternehmensphilosophie) Praktizierung eines bestimmten Führungsstils     Gliederungssystem eines OR-Handbuchs   1. Einleitung: Vorwort Inhaltsverzeichnis Benutzeranleitung 2.

Allgemeiner Teil: Unternehmensziele Unternehmenspolitik Geschäftsgrundsätze Satzung des Unternehmens (bei AG) Betriebs- und Dienstordnung Unternehmensgeschichte Grundsätze für die Mitarbeiterbeurteilung Richtlinien für die Bewertung von Arbeitsplätzen 3. Regelung der Aufbauorganisation: Organisationsschaubilder Stellenbeschreibungen Funktionsdiagramm Unterschriftenregelung (intern und extern) 4. Regelung der Ablauforganisation: Arbeitsablaufdarstellung Verfahrensregelungen Arbeitsanweisungen Datenfluß- und Programmablaufpläne 5. Anhang: Formularverzeichnis Organisationsmittelverzeichnis Raum- und Wegepläne Sachwortverzeichnis Änderungsnachweis   Aufbau und Pflege eines OR-Handbuchs   Relativ hohe Kosten der Erstanlage und der laufenden Anpassung Nur ein den tatsächlichen Änderungen angepaßtes OR-Handbuch kann den Sinn dieses Werkes rechtfertigen Für die Erstellung und Änderungen ist die Organisationsabteilung zuständig.

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